 성공적인 E-작문법
의식의 흐름과 같이 두서 없는 표현법은 피하라.
하나의 문장은 하나의 의미를 전달해야 한다. 독자들이 여러분의 E-메일이 뜻하는 바를 파악하기 위해서 두 번씩 읽어 보게 만들지 말아야 한다.
반사적으로만 반응하지 말라.
E-메일의 가장 큰 장점이 거꾸로 가장 큰 약점이 될 수 있다. 우리는 열어 본다. 읽는다. 답을 보낸다. 우리는 경우에 따라 생각을 할 때도 있고 아무 것도 생각하지 않을 때도 있다.
지시하는 듯한 어조를 순화하라.
너무 간결하면 퉁명스럽다는 인상을 준다. 간결한 것이 좋다. 그러나 무뚝뚝한 것은 좋지 않다. 때때로 설명을 덧붙이면 지시조의 차갑고 위협하는 듯한 느낌을 완화시킬 수 있다.
E-메일, 편지를 보내는 대신에 전화를 해야 할 순간이 언제인지를 파악하라.
즉시 응답을 할 필요가 있을 때에는 전화를 하라. 전화를 통해 누군가의 목소리 톤을 들음으로써 행간의 의미를 이해할 때가 있다. 질문을 하고 협상을 할 필요가 있을 때, 또는 프라이버시 문제가 마음에 걸릴 때에도 마찬가지이다. 정보가 복잡할 때, 그리고 확실히 보장을 하고 싶을 때, 또는 나중에 참고하기 위해 문서화된 자료가 필요할 때에는 E-메일이 더 좋다. 구체적이고 복잡한 정보를 음성 메시지로 남겨 놓는다든지 토론할 여지가 너무 많은 상황에 대해 E-메일만 보낸다면 상대방이 기분 나쁘게 생각할 수도 있다.
소설처럼 긴 E-메일에 답하기 위해서는 회신 버튼을 누르기보다는 잘라서 붙여넣기 기능을 이용하라.
수신자가 두 줄 정도 되는 답변을 찾기 위해 자신이 이전에 보낸 내용을 다시 읽어보게 하지 마라. 질문 관련부분을 잘라서 새 메일에 붙여넣기 한 다음 여러분의 답변을 달면 된다.
보내기 버튼을 누르는 즐거움을 잠시 보류하라.
상호 관계나 계약과 관련된 민감한 사안에 대해서 메시지를 보내기 전에 작업한 문서를 임시 보관함 폴더에 저장을 하거나 나중에 보낼 파일로 분류해서 잠시 차분히 관조할 시간을 갖는 것이 좋다.
유머나 빈정거림을 주의하라.
글로써 유머를 전달한다는 것은 어렵다. 유머가 효과가 있는지 확실하지 않다면 시도하지 않는 것이 좋다. 메일을 보낼 때 빈정거린다는 것은 생각조차 할 수 없다. 여러분의 상사 앞으로 전달되기 원하지 않는 내용이라면 어떤 것도 보내지 마라.
그렇게 하지 않으면 어떤 조치를 취하겠다는 말은 되도록 피하고 그 조치를 되돌릴 수 있는 경우에만 고려하라.
오랫동안 기업인들은 만약 당신이 응답을 하지 않는다면, 나는 이러한 것이라고 가정을 하고 저러한 조치를 취하겠다.라는 문장 형식을 사용해 왔다. 부득이한 상황에서 그 조치를 되돌릴 수 없다면, 그리고 다른 사람이 그것을 좋아하지 않을 것이기 때문에 걱정된다면, 여러분의 메시지에 대한 확답을 일단 받도록 하라. 그러지 않으면 상대방의 침묵을 동의의 뜻으로 오해할 수도 있다.
회사 시스템에서 사용하는 개인적인 E-메일에 대해서는 여러분 개인이 책임을 지어야 한다는 사실을 이해하라.
비록 외부의 침입으로부터 보호를 받는다고 하더라도 여러분의 E-메일은 조사를 받는 상황에서 탐색과 수집의 대상이 될 수 있다.(또는 그 내용으로 인해 처벌 받을 수도 있다.) 직무가 끝났을 때라든지, 성 폭력·인격 모독·승진 자격 평가·독점이나 가격 담합의 혐의·제품 또는 서비스의 과실·저작권 및 특허권 침해 등을 조사하기 위한 경우가 이에 해당한다. 이러한 일이 일어날 수 있다고 생각하면 밤에 잠이 안 올 것이다. 법적 소송이 걸린 경우 여러분이나 회사나 모두 소환장이 발부될 E-메일을 만들어 내고 싶지 않을 것이다. 기밀이 중요한 사안이 될 때에는 항상 조심해야 한다.
사람들과 조직이 올바른 작문법을 구사할 때 얻는 이득은 무엇인가? 그것은 수익과 생산성 향상이라고 할 수 있다.
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